Wer Mitarbeitern ein Firmenfahrzeug überlässt, ohne deren Führerschein zu kontrollieren, riskiert Strafverfolgung, Versicherungsverlust und im schlimmsten Fall Haftung nach einem Unfall. Was das Gesetz fordert, wie oft kontrolliert werden muss — und wie Eventfirmen das ohne Aufwand lösen.
Viele Arbeitgeber gehen davon aus, dass ein einmaliger Blick auf den Führerschein bei der Einstellung ausreicht. Das ist ein Irrtum — und ein teurer dazu. Die gesetzliche Kontrollpflicht ist in Deutschland klar geregelt und gilt für jeden Betrieb, der Mitarbeiter mit Firmenfahrzeugen fahren lässt.
Wer als Halter eines Fahrzeugs einem anderen das Führen des Fahrzeugs überlässt, obwohl dieser keine gültige Fahrerlaubnis hat, macht sich strafbar. Strafrahmen: Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber nicht aktiv wusste, dass der Führerschein abgelaufen ist — Unwissenheit schützt nicht, wenn keine regelmäßige Kontrolle stattgefunden hat.
Der Fahrzeughalter darf die Inbetriebnahme eines Fahrzeugs nicht anordnen oder zulassen, wenn ihm bekannt ist oder bekannt sein müsste, dass der Führer keine gültige Fahrerlaubnis besitzt. Der Schlußsatz „bekannt sein müsste“ ist entscheidend: wer nicht regelmäßig kontrolliert, erhält hier keinen Freifahrtschein.
Fahrzeuge dürfen nur Personen überlassen werden, die ihre Befähigung nachgewiesen haben. Die DGUV empfiehlt als Richtwert mindestens halbjährliche Kontrollen — bei häufig eingesetzten Fahrern auch kürzere Intervalle. Jede Kontrolle muss schriftlich oder elektronisch dokumentiert werden.
Wer die Kontrollpflicht vernachlässigt und es kommt zu einem Unfall, sieht sich gleich mehreren Problemen gegenüber:
Die Kfz-Haftpflichtversicherung zahlt zwar zunächst dem Unfallgeschädigten — kann sich aber anschließend beim Halter (also dem Arbeitgeber) schadlos halten, wenn nachgewiesen wird, dass die Kontrollpflicht verletzt wurde. Regress in Millionenbereich ist bei schweren Unfällen keine Seltenheit.
Bei Verletzung der Kontrollpflicht nach § 21 StVG droht nicht nur dem Fahrer, sondern auch dem Halter bzw. der verantwortlichen Führungsperson eine Strafverfolgung. Im schlimmsten Fall bedeutet das: Eintrag ins Führungszeugnis, Geldstrafe oder Freiheitsstrafe.
Die Kontrollpflicht gilt für jeden Arbeitgeber, der Mitarbeiter mit Firmenfahrzeugen fahren lässt — unabhängig von Größe oder Branche. Besonders relevant ist das für:
Wichtig: Die Kontrollpflicht gilt auch für Minijobber, Aushilfen und Zeitarbeitskräfte. Wer als Aushilfe einmalig einen Transporter für die Firma fährt, unterliegt derselben Kontrollpflicht wie ein Vollzeitmitarbeiter.
Ein klares gesetzliches Mindestintervall gibt es nicht — die DGUV Vorschrift 70 empfiehlt jedoch als Richtwert:
Da Führerscheine aus verschiedenen Gründen entzogen werden können (Punkte in Flensburg, Alkohol, medizinische Einschränkungen) und das nicht automatisch an den Arbeitgeber gemeldet wird, ist eine vierteljährliche Kontrolle bei häufig eingesetzten Fahrern empfehlenswert.
Jede Führerscheinkontrolle muss dokumentiert werden — schriftlich oder elektronisch. Folgende Angaben müssen mindestens festgehalten werden:
Die Dokumentation muss archiviert und im Streitfall vorgelegt werden können. Papierlose, digitale Lösungen sind rechtlich gleichwertig — und in der Praxis deutlich zuverlässiger, da Erinnerungen automatisiert werden können.
Wer nur den PKW-Führerschein der Klasse B kennt, vergisst häufig: Führerscheine für Lastkraftwagen und Busse sind befristet. Klasse C1 (Transporter bis 7,5t), Klasse C (LKW) und Klasse D (Bus) müssen regelmäßig verlängert werden — inklusive Gesundheitsüberprüfung.
Wer einen Mitarbeiter mit Transporter zur Hochzeitsveranstaltung schickt, sollte also nicht nur prüfen ob ein Führerschein vorhanden ist — sondern auch ob der C1-Eintrag noch gültig ist.
In der Praxis sieht es bei vielen kleineren Eventfirmen, Caterern und Sicherheitsdiensten so aus: der Führerschein wird beim Einstellungsgespräch einmal kurz angeschaut, vielleicht eine Kopie gemacht — und dann nicht mehr angesehen. Regelmäßige Kontrollen? Fehlanzeige. Dokumentation? Nirgendwo auffindbar.
Das ist kein böser Wille, sondern schlicht fehlendes System: bei wechselnden Teams mit Minijobbern und Aushilfen ist die manuelle Kontrolle zeitaufwändig und fällt im Tagesbetrieb hinten runter.
Das ist genau das Problem, das wir bei DQ_COM selbst hatten — und das uns dazu gebracht hat, die Führerscheinkontrolle direkt in unsere Personalplanungs-Software zu integrieren.
Mitarbeiter fotografiert den Führerschein im Mitarbeiter-Portal — die KI erkennt Klassen, Ablaufdatum und Name automatisch. Ablaufende Führerscheine werden markiert, du wirst erinnert, abgelaufene Führerscheine sperren die Fahrerzuweisung. Kontrollpflicht lückenlos erfüllt, ohne Mehraufwand.
Zur Personalplanungs-Software Demo vereinbarenEine digitale Lösung für die Führerscheinkontrolle sollte folgendes können:
Alles andere — Excel-Tabellen, Papierkopien im Ordner, WhatsApp-Fotos — erfüllt zwar formal die Dokumentationspflicht, ist aber in der Praxis fehleranfällig und aufwändig.
Führerscheinkontrolle ist kein Bürokratismus — sie schützt den Arbeitgeber vor ernsthaften rechtlichen und finanziellen Konsequenzen. Wer Mitarbeiter regelmäßig mit Fahrzeugen losschickt, kommt an einer strukturierten Lösung nicht vorbei.
Für Eventfirmen, Caterer und Security-Dienstleister mit wechselnden Teams ist der digitale Upload durch den Mitarbeiter selbst die effizienteste Lösung: kein Mehraufwand für die Verwaltung, automatische Archivierung, und Ablauf-Erinnerungen damit nichts durchrutscht.